protokoll-mv-2020-01-26.md

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title: Mitgliederversammlung 2020-01-26
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  place: Stratum 0, Hamburger Straße 273a, Braunschweig
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Protokoll-Overhead

Wahl der Versammlungsleitung

Es wird larsan vorgeschlagen. Es gibt keine Einwände gegen larsan. larsan leitet somit die Versammlung.

Wahl der Protokoll führenden Entität

Es wird rohieb vorgeschlagen. Es gibt keine Einwände. rohieb schreibt also ein Protokoll.

Zulassung von Gästen

Es sind keine Gäste anwesend.

Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der Verein hat zum heutigen Stichtag 13 Fördermitglieder und 100 ordentliche Mitglieder, insgesamt also 113 Mitglieder. Satzung, § 7 Abs. 6 fordert Anwesenheit von mindestens 23% der ordentliche Mitglieder für eine beschlussfähige Mitgliederversammlung. 23% von 100 sind 23. Es sind 37 ordentliche Mitglieder anwesend. Das sind mehr als 23 ordentliche Mitglieder. Die Versammlung ist somit beschlussfähig.

Quoren

Das Quorum für die Annahme eines Antrags (Satzung, §7 Abs. 7) beträgt mehr als 50% der anwesenden ordentlichen Mitglieder. 50% von 37 sind 18,5. Ein Antrag gilt also mit 19 Pro-Stimmen als angenommen.

Abstimmung über die Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung der Mitgliederversammlung wird unverändert und ohne Einwände angenommen.

Berichte

Finanzbericht

Der Emantor berichtet als Schatzmeister vom vergangenen Geschäftsjahr. Seine Präsentation ist im Internet zum Nachlesen verfügbar.

Es gab dieses Jahr vierteljährliche Kassenprüfungen mit den Rechnungsprüfern, um den Aufwand direkt vor der Mitgliederversammlung gering zu halten und übers Jahr auf mehrere kürzere Sitzungen zu verteilen, und von den Rechnungsprüfern schneller und öfters Feedback über mögliche Probleme zu erhalten. Dieses Modell hat sich laut allen Beteiligten bewährt und wird dem nächsten Vorstand zur Weiterführung empfohlen.

Firmenspenden gab es im vergangen Jahr (leider) keine, allerdings haben seit Januar 2020 viele Einzelpersonen für die Anschaffung eines Laser-Cutters gespendet (dazu später mehr).

Vorhandenes Kapital

Im Moment (Januar 2020) verfügt der Verein über ein Gesamtkapital von über 20.000€. Darin enthalten sind auch schon die genannten Spenden für einen Laser-Cutter. Größere Änderungen im Bestand gab es am Anfang des Geschäftsjahres durch eingehende Mitgliedsbeiträge, und im Oktober wurde ein neuer Beamer für 2.100 € angeschafft.

Kontenstände zum Schluss des Geschäftsjahres:

\begin{longtable}{llr} \textbf{Nr.} & \textbf{Name} & \textbf{Bestand zum 31.12.2019 [€]} \ \toprule \endfirsthead 100 & Barkasse & 657,31 \  100-2 & Pfand für physische Schlüssel & 120,00 \  100-4 & Spenden für Stick-Material & 0,00 \ \midrule 101 & Erstattungskasse Verbrauchsmaterial & 102,11 \ \midrule 102 & Matekasse & 166,96 \ \midrule 200024917 & Girokonto & 17.651,36 \  200024917-1 & Rückstellungen Girokonto & 3.160,00 \  200024917-2 & Pfandgeld auf Girokonto & 360,00 \ \bottomrule & \textbf{Summe} & \textbf{ 22.217,74 } \ \end{longtable}

Das Pfandgeld für physische Schlüssel zum Space liegt nun teilweise auf dem Girokonto, damit sich nicht so viel Bargeld im Space befindet.

Folgende Rückstellungen bestehen:

• 160 € für Ausfall der Mietsicherheit (sollte schon lange aufgelöst worden sein, wurde aber bisher nicht umgesetzt)
• 3000 € um überraschende Einnahmeausfälle aufzufangen

Einnahmen und Ausgaben

Das Kapital bewegt sich insgesamt relativ konstant, Einnahmen und Ausgaben halten sich die Waage.

Durchschnittliche monatliche Einnahmen im letzten Jahr:

• 1642 € Mitgliedsbeiträge (etwas höher im Vergleich zum letzten Jahr)
• 138 € Spenden (niedriger im Vergleich zum letzten Jahr)
• weniger als je 30 € für 3D-Druck, Freifunk, Plotter, und Stickmaschine

Im Vergleich zum letzten Jahr gibt es einen leichten Aufwärtstrend bei den Einnahmen, auch ohne die noch heute eingegangenen Mitgliedsbeiträge.

Durchschnittliche monatliche Ausgaben:

• etwa 1000 € für Miete, Strom und Nebenkosten (relativ konstant geblieben)
• etwa 20 € für Kontoführungsgebühren
• zwischen 0 € und 120 € für Verbrauchsmaterial (stark schwankend)

Hierzu die Erinnerung, dass eine viertel-, halb- oder jährliche Zahlung der Mitgliedsbeiträge weniger Kontoführungsgebühren mit sich bringt, da jede eingehende Überweisung den Verein 10 Cent kostet.

Es bestehen im Moment laufende Verpflichtungen von insgesamt mindestens 1112 € pro Monat:

• Miete: 730 €
• Strom: 285 €
• Internet und Telefon: 20 €
• Haftpflichtversicherung: 12 €
• Server: 64 €
• Domain stratum0.org: 1 €

Mitgliederentwicklung

Die Mitgliederentwicklung stieg leicht von 105 Mitgliedern am Anfang des Jahres bis auf 113 Mitglieder am Ende des Jahres. Einige Mitglieder haben ihren Austritt erklärt, was aber durch genügend Neumitglieder aufgefangen wurde.

Es wird vom Schatzmeister die Vermutung geäußert, dass viele Mitglieder inzwischen vom Studentenstatus ins Erwerbsleben gewechselt sind, und somit die Mundpropaganda unter den Studenten der TU Braunschweig fehlt. Dies könnte man durch gezielte Werbung wiederbeleben.

Matekasse

In der Mitte des Jahres gab es eine Party, was vermutlich der Grund für gestiegene Einnahmen in der Getränkekasse ist. Aus dieser Kasse wurden letztes Jahr etwa 600 € Gewinn entnommen. Nichtsdestotrotz gibt es einige Leute, die mit 50 € oder mehr in der Kreide stehen und ihre Schulden abbezahlen sollten.

Nach Gespräch mit dem Finanzamt wurde klargestellt, dass die Matekasse als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb nur Zuschüsse zum Vereinsvermögen liefern und nicht von anderen zweckgebundenen Einnahmen aus dem ideellen Teil des Vereins querfinanziert werden darf.

Verwendung von zweckgebundenen Spenden

Zweckgebundene Spenden für CoderDojo und Freifunk werden weiterhin gesondert in der Buchführung ausgeführt, und beide Projekten können über die Beträge selbst verfügen. Aus oben erwähntem Gespräch mit dem Finanzamt ergab sich hierzu auch, dass für zweckgebundene Spenden, für die eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt wurde, zwar eine moralische Verpflichtung besteht, das Geld zweckmäßig zu verwenden; da jedoch die Spende nicht zurückgegeben werden kann (da eine ausgestellte Zuwendungsbestätigung ja zu Steuervorteilen bei der spendenden Person führt), kann sie auch für andere steuerbegünstigte Zwecke verwendet werden, falls ihr ursprünglicher Zweck weggefallen ist. Beispiel: für eine Spende mit dem Betreff "neuer Beamer" wird eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt. Es stellt sich jedoch heraus, dass für die Anschaffung eines neuen Beamers mehr Spenden eingegangen sind als die Anschaffungskosten. Die Spende darf somit auch für andere Vereinszwecke verwendet werden.

Erstattungskasse

Die Selbsterstattungskasse hat dieses Jahr eine neue Regelung bekommen. In der Vergangenheit durften daraus nur Verbrauchs- und Putzmaterial beschafft werden, seit diesem Jahr dürfen aber auch beliebige Anschaffungen bis 50 € mit der Zustimmung von 4 Mitgliedern getätigt werden, solange genügend Geld in der Kasse ist (genaue und aktuelle Regelung im Wiki).

Beispiele aus der Vergangenheit für diesen Anwendungsfall sind:

• Eisenwaren für die neue Trittleiter in der werkstatt (27 €)
• Bänder für den Dymo-Drucker (18 €)
• Rohlinge für die Button-Presse (30 €)
• Tonerchips für den Laser-Drucker) (9 €)
• eine zertifizierte Granitmessplatte (49 €)
• Lüfter für 3D-Drucker (15 €)
• Rollensätze, z.B. als Unterbau für den Plotter-Schrank (13 €)
• Müllsäcke (4,50 €)
• Rollböcke für die Werkstatt (32 €)

Ausblick

Die Einnahmen durch Mitgliedsbeiträge sind wie erwähnt im Aufschwung.

Für einen Laser-Cutter sind viele Spenden von Einzelpersonen, teilweise im dreistelligen Bereich, eingegangen und werden dieses Jahr ausgegeben.

Der Stromverbrauch bewegt sich weiterhin recht konstant bei 11 MWh pro Jahr. Hier ist durch die Anschaffung eines Laser-Cutters aber eine Steigerung zu erwarten.

Die Nebenkostenabrechnung 2018 ist eingegangen und wir erwarten eine Erstattung von 80 €.

Fragen

• Kontogebühren sind ja sehr ärgerlich, kann man da was machen?
  • Ein Wechsel zu einer anderen Bank wurde mehrmals im Vorstand diskutiert, es wurden auch andere Modelle der Sparkasse schon durchgerechnet, es gibt allerdings im Moment kein Konto, was sinnvoll billiger ist. Zudem sind wir auf Filialbanken angewiesen, um Bareinzahlung (Matekasse, Barkasse) vornehmen zu können.
  • Mitglieder können wie erwähnt ihre Daueraufträge auf eine niedrigere Frequenz umstellen, um die Anzahl eingehender Buchungen auf dem Konto zu verringern.

Bericht der Rechnungsprüfer

Angela und shoragan berichten als Rechnungsprüfer.

Wie im Finanzbericht schon erwähnt, werden vierteljährliche Kassenprüfungen sehr empfohlen.

Es gab dieses Jahr nur zwei kleinere To-Dos: Einmal wurden 33 € an Nebenkosten zuviel überwiesen. Das andere ist ein fehlender Papier-Kontoauszug von letztem Jahr. Beide Punkte befinden sich schon in Bearbeitung.

Von den Rechnungsprüfern wird auch wieder angesprochen, dass die Schulden im Matekassen-System sich höchstens im einstelligen Euro-Bereich bewegen sollen.

Außerdem weisen sie darauf hin, dass Telefonate aus dem Space nicht kostenlos sind. Ein entsprechender Hinweis auf die Spendenbox wurde am Telefon angebracht.

Tätigkeitsbericht des Vorstands

Über die Tätigkeit des Vorstandes im vergangenen Jahr berichtet Chrissi^. Seine Präsentation ist auf der Homepage einsehbar.

Struktur

Chrissi^ erläutert die einzelnen Ämter im Verein.

Von der letzten Mitgliederversammlung bestellt wurden:

• zwei Rechnungsprüfer, die schon vorher im Finanzbericht erwähnt wurden,
• Daniel Sturm als Vertrauensperson, welcher heute nicht anwesend ist, aber einen Bericht geschickt hat.

Von der letzten Mitgliederversammlung gewählt wurde der Vorstand:

• Vorstandsvorsitzender: Lars Andresen (larsan)
• stellv. Vorsitzender: René Stegmaier (reneger)
• Schatzmeister: Rouven Czerwinski (Emantor)
• Beisitzerin: Linda Fliß (Chamaeleon)
• Beisitzer: Daniel Thümen (Chaosrambo)
• Beisitzer: Chris Fiege (chrissi^)

Als Vorstand vertretungsberechtigt sind dabei gemeinsam mindestens zwei Personen aus der Menge Vorstandsvorsitzender, stellv. Vorsitzender, Schatzmeister. Die Vertretung des Schatzmeisters gem. Geschäftsordnung des Vorstandes wurde von der Beisitzerin Linda wahrgenommen.

Die Verwaltung von Schlüsseln (physisch und SSH-Zugang) geschah durch den Vorstandsvorsitzenden larsan. Die Mitgliederverwaltung geschah durch Schatzmeister Emantor und Beisitzer Chrissi^. Die Schriftführung in den Vorstandssitzungen übernahm Beisitzer Chrissi^.

Statistik

Dieses Vorstandsjahr gab es 5 Vorstandssitzungen, die insgesamt auf 35 DIN-A4-Seiten protokolliert wurden. Auf der Mailingliste des Vorstands wurden über 1250 Mails in über 450 Threads geschrieben (Stand Mitte der Woche). Dies entspricht in etwa dem Wert der Vorjahre. Es wurden 47 Umlaufbeschlüsse eingebracht, was etwas weniger als in den Vorjahren sind. Die Verringerung ist auf die Einführung der Selbsterstattungskasse zurückzuführen.

Steuererklärung

Es wurde eine Steuererklärung abgegeben, welche für Vereine unserer Größe alle drei Jahre fällig ist. Das Finanzamt schickt dazu rechtzeitig eine Aufforderung zur Abgabe der Steuererklärung. Die Gemeinnützigkeit wurde vom Finanzamt wie zuvor rückwirkend für den Zeitraum der letzten drei Jahre festgestellt. Die rückwirkende Feststellung birgt jedoch prinzipiell die Gefahr, dass Spenden im Falle einer wegfallenden Steuerbegünstigung rückerstattet werden müssen, was die Verwaltung von Spenden aufwändig macht.

Die Steuererklärung umfasste dieses Mal 191 Seiten, 120 MB als PDF (im Vergleich dazu vorheriges Mal nur 156 Seiten). Das Finanzamt wies außerdem darauf hin, dass nicht so viele Unterlagen eingereicht werden müssten; es genügten Gewinn-Verlust-Rechnung und Protokolle der Mitgliederversammlungen. Sollte die nächste Steuererklärung wieder auf Papier notwendig sein, sollte darauf geachtet werden, nur die tatsächlich notwendigen Unterlagen einzureichen. Der Schatzmeister wird aufgefordert, ein „How To Steuererklärung“ zu schreiben.

Vorstandsprotokolle

Die Protokolle der Vorstandssitzungen werden ohne eventuelle datenschutzrelevante Informationen der Vereinsöffentlichkeit als PDF im Wiki zur Verfügung gestellt. Die vollständigen Protokolle werden intern nur für den Vorstand zugänglich abgelegt.

Inhaltsversicherung

Weiterhin hat sich der Vorstand Gedanken über eine Inhaltsversicherung zusätzlich zur bereits bestehenden Haftpflichtversicherung gemacht. Hintergrund ist der Wunsch auf Absicherung im Falle von Elementarschäden oder Diebstahl. Jedoch ist die nötige Versicherungssumme nicht trivial festzustellen, da sich in den Vereinsräumlichkeiten auch viele Gegenstände von Mitgliedern befinden. Es wurde daher bisher kein Beschluss gefasst.

Laser-Cutter

Zu Beginn des Jahres wurde eine Arbeitsgruppe gegründet, die Anforderungen an einen Laser-Cutter aufgestellt und mögliche Angebote eingeholt hat. Nach der Sommerpause wurde als favorisiertes Modell ein 100 W CO2-Laser mit Arbeitsfläche von 100 cm × 800 cm ins Auge gefasst. Dieses Modell soll zu Kosten von 11.100 € angeschafft werden. Zusätzlich werden etwa 1.500 € für Abluft, Zubehör, Transport und Einbau in den Space veranschlagt. Aufgrund der Größe des Gerätes muss etwa die Tür zum Frickelraum entfernt und wieder eingesetzt werden, und Kernbohrungen für Abluft gesetzt werden. Stand 12/2019 verfügt der Verein über mehr als 13.000 € ungebundenes Kapital auf dem Konto.

Der Vorstand hat in UB 2019-12-16-01 beschlossen, 12.600 € für die Anschaffung des Laser-Cutters inkl. Nebenkosten bereitzustellen, falls 3000 € durch Spenden zusammen kommen.

Es wird die Frage gestellt, was man mit einem Laser-Cutter machen könne. Das favorisierte Modell könne benutzt werden um z.B. Sperrholz, Glas, Leder, Papier, Plastik (falls ungiftig), aber kein Metall, zu schneiden, sowie um Materialien (inkl. Metall) zu gravieren. Die maximalen Bearbeitungsmaße betragen dabei etwa 28 cm in der Höhe, 100 cm in der Breite und 80 cm in der Länge. Aufgrund der von uns gewählten Laserklasse 1 muss der Laserstrahl entsprechend im Gehäuse abgeschirmt sein, somit wäre kein Durchschieben von Material möglich.

Es wird gefragt, ob sich die Anschaffung des Laser-Cutters überhaupt für den Verein lohne. Dazu wird angemerkt, dass die Idee, einen Laser-Cutter anzuschaffen, seit etwa 7 Jahren im Raum stehe. Das erwartete Nutzungsverhalten werde sich nach Vergleich mit Laser-Cuttern in anderen Hackspaces und unseren 3D-Druckern wahrscheinlich am Anfang nach der Anschaffung häufen, aber später dann auf einen konstanten Bereich absinken. Zudem habe die Arbeitsgruppe auch nach gebrauchten Laser-Cuttern recherchiert, mit dem Ergebnis, dass ein solches Gerät relativ wertstabil und im Notfall auch schnell wieder zu verkaufen sei. Als Wartungsintervall wird vom Hersteller durchschnittlich 100.000 Stunden angegeben, wovon aber die Laserquelle als Verbrauchsmaterial ausgeschlossen ist.

Space 3.0

Es kommt die Frage auf, ob eine Vergrößerung des Spaces oder auch ein Umzug weiterhin verfolgt würden. Das sei weiterhin der Fall; einige Leute beobachteten weiterhin den Markt, es gäbe nur im Moment nichts passendes in Bezug auf Lage und Finanzierbarkeit. Für eine Räumlichkeit im Bereich von etwa 200 m² seien aktuell etwa 2000–3000 € an Miete und Nebenkosten zu veranschlagen.

Möglicherweise gibt es im Schimmel-Hof einen freien Kellerraum, der im Moment als zusätzlicher Lagerraum in Betracht gezogen wird. In dieser Sache gibt es aber noch keine konkreten Ergebnisse.

Sonstige Themen

Die neue Regelung zur Selbsterstattungskasse wurde im Finanzbericht bereits erwähnt.

Mangels Nachfrage und wegen aufwändigem Workflow gibt es keine Mitgliedsanträge auf Papier mehr. Mitgliedsanträge können weiterhin formlos per Mail gestellt werden.

Arbeitstreffen zur Geschäftsführung finden weiterhin an jedem ersten Dienstag im Monat statt. Diese sind explizit auch für alle Vereinsmitglieder offen und dienen dazu, Aufgaben mit Vereinsbezug zu erledigen, die nicht unbedingt nur vom Vorstand erledigt werden müssen. Beispiele für in der Vergangenheit behandelte Themen sind Öffentlichkeitsarbeit, Diskussionen bzgl. Anschaffungen und Regelungen zu zwischenmenschlichem Zusammenleben im Space, entsprechende Anträge verfassen, Firmenspenden einwerben, Vorbereitung der Mitgliederversammlung, Suche nach neuen Räumlichkeiten, Vorantreiben der Finanzbericht-Automatisierung, etc.

Der Verein ist nun beim OLG Oldenburg in das „Niedersächsische Verzeichnis der gemeinnützigen Einrichtungen als Empfänger von Geldauflagen in Ermittlungs-, Straf- und Gnadenverfahren“ eingetragen.

Jahresbericht

larsan hat eine Präsentation mit vielen Bildern über das vergangene Jahr vorbereitet, die im Wiki verfügbar ist.

FIXME TODO

Bericht der Vertrauensperson

Die Vertrauensperson ist nicht anwesend, aber hat reneger einen Bericht zukommen lassen. Sie berichtet, dass es nichts zu berichten gibt, weil es im letzten Jahr keine Anfragen gab und keine Anlässe tätig zu werden.

Es wird gefragt, ob es in dem Konflikt, von dem auf der letzten Mitgliederversammlung berichtet wurde, weitere Vorkommnisse gab. Dies sei laut Vorstand nicht der Fall. Der Vorstand sieht weiterhin keinen Handlungsbedarf in dieser Sache, da es sich um Privatangelegenheiten zwischen einzelnen Mitgliedern handele; und sieht auch den zeitlichen Aufwand durch die Beschäftigung mit dieser Sache nicht als zielführend an.

Jemand meint, dass persönliche Daten von Mitgliedern im Chat veröffentlicht wurden. Der Vorstand wisse davon nichts, und sei auch nicht dazu angesprochen oder aktiv zu einer Tätigkeit aufgefordert worden.